8 tips voor het organiseren van je eigen evenement

Een eigen evenement organiseren klinkt vast als veel werk. En waarom zou je dit eigenlijk willen organiseren? Dit draagt bij aan de promotie van je bedrijf en niet te vergeten: aan klantenbinding. Nu denk je vast help waar begin ik! Je hebt een locatie nodig, uitnodigingen, eten en drinken en dat is nog maar het begin. Maar wist je dat een eigen evenement helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn? Zelfs met het kleinste budget kun je er al iets leuks van maken. Daarom hebben wij 8 tips en ideeën voor het organiseren van een eigen event voor je op een rijtje gezet.

Tip 1. Stel je budget vast
Het is belangrijk om van tevoren een maximumbedrag vast te stellen. Heb je geen groot budget? Geen probleem. Wees lekker creatief. Je kunt bijvoorbeeld verschillende bedrijven benaderen voor dezelfde dienst. Neem bijvoorbeeld de catering: vraag offertes aan bij drie  verschillende cateraars en vergelijk de prijzen. Je kunt natuurlijk de hapjes ook zelf maken. Heb je geen budget voor een locatie? Een evenement op het terrein van je bedrijf is toch de beste plek? Opruimen en alles klaarzetten en het is zo geregeld. Of ruim je schuur op en houd hier een demonstratie. Weten potentiële klanten je meteen te vinden.

Tip 2. Bepaal je doel
Wat wil je bereiken met je event? Als je nieuwe klanten wil trekken, is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens het promoten van het event. Je wil dan namelijk zo veel mogelijk potentiële klanten bereiken. Is het event alleen voor bestaande klanten? Dan is het goed om van te voren te bedenken wat je hen tijdens het event wil vertellen. Wil je ze bedanken of juist iets nieuws leren? Of beide? Allemaal leuk, maar zorg dat het relevant is voor je klanten. Wat is de boodschap? Waarom is het relevant voor de (potentiële) klanten om te komen?  

Naast je doelgroep zou je ook lokale vertegenwoordigers kunnen uitnodigen. Denk bijvoorbeeld aan de lokale krant en media. Dit helpt om je bedrijf en je event te promoten. 

Tip 3. Communiceer het evenement op tijd
Wacht niet te lang met het communiceren van de datum en details, zo vergroot je de kans dat mensen de mogelijkheid hebben om te komen. Het programma kan natuurlijk later gepubliceerd worden. 

Denk ook na over de timing van je event. Deze moet namelijk bij je doelgroep passen. Er zit een groot verschil tussen de doelgroep die doordeweeks aanwezig kunnen zijn of juist alleen in het weekend. Ook de tijd van de dag maakt soms een groot verschil, het moet niet met een ander evenement in de buurt botsen en het moet binnen de dagplanning van de doelgroep passen. Bijvoorbeeld, als je event plaatsvindt op een zaterdag zou het zin hebben om het ‘s ochtend te doen, zodat bezoekers  dat eventueel kunnen combineren met iets anders, zoals naar de markt gaan. Anders zou het obstakel te groot kunnen zijn om alleen voor een evenement de auto in te stappen.

Benader sites met agenda’s voor agrarische evenementen (Boerderij, AgriHolland, Akkerbouwactueel agenda) om te vragen of ze jouw evenement op hun website zetten. Dit is een goede promotie voor jouw evenement én bedrijf. Verder kun je een event ook promoten door middel van het inzetten van bijvoorbeeld flyers, mails en social media. Het is dus belangrijk om na te denken over wie je wil uitnodigen en waarom.

Tip 4: Social media is je beste vriend
Zet voor de communicatie social media in. Social media is een efficiënte manier om in een korte tijd veel mensen te bereiken. Ook kun je via social media makkelijk foto’s, video's en infographics delen met jouw doelgroep. Deel een berichtje op je Facebookpagina over het event met een link naar jouw website, waar ze meer informatie kunnen vinden. Maak ook een evenement aan op Facebook, zodat mensen zich kunnen aanmelden. Zo maak jij makkelijker een inschatting hoeveel mensen er komen. Ook kunnen hier achteraf makkelijk foto’s gedeeld worden. Leuk om tijdens en achteraf foto’s te delen van het evenement op andere social media kanalen. Zo kunnen (potentiële) klanten toch wat mee krijgen en komen er de volgende keer misschien wel meer bezoekers.

Naast online is offline promotie ook belangrijk. Stuur een advertentie naar de lokale kranten en hang flyers op bij lokale winkels en supermarkten. Deze kun je makkelijk op het werk ontwerpen en printen. Je kunt ook aangeven dat klanten de mogelijkheid hebben om een introducee mee te nemen. Zo maak je de drempel lager.

Tip 5. Peil bij je klanten wat ze willen
Twijfel je over de wensen en behoeftes van jouw klanten? Vraag het ze! Peil eens bij 10 klanten wat zij leuk zouden vinden. Klanten hechten namelijk veel waarde aan relevantie. Is je evenement niet relevant? Dan zullen ze niet komen opdagen. Factoren als tijd spelen tegenwoordig zo’n grote rol, dat klanten zelfs bij relevante evenementen afzeggen omdat ze wegens onvoorziene omstandigheden niet kunnen komen. Neem daarom het zekere voor het onzekere en deel je ideeën eens met een handvol klanten.

Tip 6. Tips voor het soort evenement
Er zijn veel soorten events die je kunt organiseren. Ben je nog op zoek naar het soort evenement dat jij gaat organiseren? Een aantal ideeën:

• Open dag. Laat je klanten een kijkje achter de schermen nemen. Op kantoor, in het magazijn, in de schuur of in de werkplaats. Of juist allemaal! Laat je werkwijze zien, dit zal zeker gewaardeerd worden.
• Bedank je klanten en geef ze iets. Bedank je klanten voor de samenwerking en laat ze merken dat je blij met ze bent. Zo creëer je wederzijds vertrouwen en versterk je de relatie.
• Een workshop. Onderschat vooral je eigen kennis niet. Het delen van kennis is belangrijk. Organiseer een workshop over bijvoorbeeld magazijninrichting of het monteren van bepaalde onderdelen. 
• Organiseer een brainstorm/netwerkevenement en laat je klanten het werk doen. Bedenk bijvoorbeeld interessante stellingen over de branche en bespreek deze samen onder het genot van een hapje en drankje. Of neem klanten mee naar een beurs, doe iets samen. 

Tip 7. Deel ‘cadeautjes’ uit
Je gaat er natuurlijk vanuit dat je (potentiële) klanten een leuke dag hebben gehad. Nu is het doel om ze hier aan te herinneren. Dit kun je doen door ze iets kleins mee te geven met jouw bedrijfsnaam en/of het event, zoals een kladblok, powerbank of herbruikbare drinkfles. Of juist één van jouw eigen producten. 

Een ander creatief idee voor je event is een photobooth. Deze kun je huren of zelf creëren en op locatie neerzetten. De klanten kunnen de foto’s dan meenemen naar huis of naar hun werk. Als je klant deze foto online deelt, heb je de kans om nóg meer potentiële klanten te bereiken. Een goed promotiemiddel dus en daarnaast ook een erg leuk aandenken. Tip: Vergeet je bedrijfslogo niet onderaan elke foto te plaatsen.

Tip 8. Word onderdeel van een ander evenement
Als je het niet ziet zitten om zelf een evenement te organiseren of als dit de eerste keer is, is er ook nog een andere optie: onderdeel zijn van een ander event. Zo kun je het klein houden en zelf bepalen wat je gaat doen. De keus is geheel aan jou! 

Ook wij zijn constant op zoek naar nieuwe ideeën voor events. Zo is Kramp dit jaar onderdeel geweest van de Zwarte Cross. Een goed voorbeeld van onderdeel worden van een ander event. Tijdens dit event was er voor de crossers een Kramp Fastlane met onder andere een onderdelenshop, waar ze onderdelen voor hun voertuig kunnen halen. 

Heb je zelf nog tips die echt niet kunnen ontbreken voor het organiseren van een evenement? Laat het ons weten.